Структура

1. Организационный отдел:

• организует перспективное и текущее планирование работы администрации города и осуществляет контроль за выполнением планов;

• осуществляет подготовку и проведение заседаний совещательных органов при Главе города;

• осуществляет содействие в реализации полномочий муниципальной, территориальных, окружных и участковых избирательных комиссий в период проведения избирательных кампаний;

• организует и проводит конкурсы, семинары, встречи с населением и другие массовые мероприятия;

• об содействует развитию территориального общественного самоуправления;

• оказывает организационно-методическую помощь МКУ «Центры по работе с населением»;

• изучает, обобщает и распространяет опыт работы по вопросам деятельности территориального общественного самоуправления, центров по работе с населением;

• взаимодействует с общественно-политическими, национальными и религиозными организациями.

• разрабатывает и обеспечивает выполнение мероприятий в рамках программы «Развитие общественных инициатив» в городе Кемерово;

• составляет номенклатуру дел организационного отдела и организует передачу документов отдела на архивное хранение;

• оказывает организационно-методическую помощь отделам организа­ционно-массовой работы с населением территориальных управлений администрации города;

• готовит материалы для поощрения активистов территориального общественного самоуправления;

• координирует работу по заключению и исполнению соглашений о социально-экономическом партнерстве, заключенных заместителем Главы города, руководителем аппарата.

2. Общий отдел:

• осуществляет контроль за надлежащим содержанием и эксплуатацией: здания и отдельно расположенных помещений администрации города, прилегающей территории; инженерных сетей и технического оборудования, в том числе пожарно-охранной сигнализации, систем видеонаблюдения, кондиционирования и вентиляции здания администрации города;

• организует проведение текущих и планово-предупредительных ремонтных работ в здании администрации города;

• осуществляет взаимодействие с организациями, осуществляющими водоснабжение и водоотведение, энергоснабжение, деятельность в сфере обращения с отходами, а также иными организациями;

• организует работу по энергосбережению; осуществляет ежедневный контроль за потреблением тепловой и электрической энергии, расходованием холодной воды;

• организует работу по ликвидации аварий и чрезвычайных ситуаций в здании администрации города;

• организует оказание услуг телефонной связи для работников администрации города;

• участвует в разработке сметы расходов на содержание администрации города и обеспечивает контроль за ее исполнением;

• осуществляет подготовку документации для закупок товаров, работ и услуг для обеспечения нужд администрации города; организует надлежащее исполнение заключенных муниципальных контрактов; обеспечивает в пределах установленной компетенции выполнение требований законодательства Российской Федерации о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд;

• осуществляет в пределах установленной компетенции контроль за соблюдениеммуниципальными служащими требований техники безопасности и правил внутреннего трудового распорядка;

• организует деятельность поста охраны в здании администрации города и соблюдение пропускного режима;

• осуществляет техническое обеспечение проведения заседаний коллегии администрации города, иных совещаний;

• обеспечивает муниципальных служащих администрации города необходимым оборудованием, оргтехникой, канцелярскими товарами и другой продукцией;

• осуществляет в пределах установленной компетенции учет основных средств и материальных ценностей; осуществляет составление и сдачу сводных финансовых отчетов по материальным ценностям; взаимодействует с МКУ «Кемхозсервис» по вопросам учета, хранения и выдачи материальных ценностей со склада;

• составляет номенклатуру дел общего отдела.

3. Отдел документационного обеспечения:

• ведет прием и осуществляет проверку правильности оформления документов и корреспонденции, поступивших Главе города на подпись и для рассмотрения;

• организует контроль за своевременным исполнением правовых актов администрации города, поручений Главы города, изложенных в его резолюциях, во входящей корреспонденции, проводит анализ и обобщение результатов исполнения данных документов;

• регистрирует правовые акты администрации города, корреспонденцию и доводит их до исполнителей;

• ведет базу данных правовых актов администрации города, корреспонденции;

• производит рассылку документов по структурным подразделениям администрации города;

• получает и распределяет по структурным подразделениям администрации города периодическую печать, письма, в том числе заказную корреспонденцию;

• обеспечивает размещение правовых актов администрации города на официальном сайте администрации города Кемерово в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

• разрабатывает номенклатуру дел отдела документационного обеспечения и управления делами;

• удостоверяет печатью Управления копии постановлений, распоряжений администрации города, выписок из них, архивные копии, архивные выписки, архивные справки и иные документы в пределах компетенции начальника управления делами;

• обеспечивает хранение и использование печати Управления, гербовой печати администрации города;

• организует работу с запросами и обращениями депутатов, осуществляет контроль за своевременным их исполнением;

• ведет реестр правовых актов, документов, телеграмм, содержащих поручения органов государственной власти, осуществляет контроль за их исполнением структурными подразделениями администрации города;

• выполняет в пределах установленной компетенции машинописные и множительные работы.

• организует и осуществляет хранение, учет документов и представляет в архивное управление Кемеровской области по установленным формам сведения о хранящихся фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

• вносит на рассмотрение заместителя Главы города, руководителя аппарата предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы архивов организаций – источников комплектования, МБУ «Городской архив»;

• разрабатывает и по согласованию с архивным управлением Кемеровской области представляет на утверждение заместителя Главы города, руководителя аппарата список организаций - источников комплектования, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в отдел; ведет систематическую работу по уточнению этого списка; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение;

• проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в отделе;

• создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

• информирует органы местного самоуправления и другие заинтересованные организации о составе и содержании документов по актуальной тематике, исполняет их запросы;

• предоставляет в установленном порядке архивные документы учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет запросы, использует документы в средствах массовой информации;

• осуществляет методическое руководство в работе архивов организаций - источников комплектования отдела, МБУ «Городской архив» и организацию документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, организаций – источников комплектования отдела; ведет пофондовый и статистический учет документов организаций;

• проверяет выполнение муниципальными организациями требований законодательства Российской Федерации в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

• рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного управления Кемеровской области поступившие от организаций – источников комплектования описи дел постоянного хранения;

• рассматривает и согласовывает положения об архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел, описи дел по личному составу, представляемые организациями - источниками комплектования;

• изучает и распространяет практику работы архивов организаций – источников комплектования, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации документов в делопроизводстве;

• рассматривает заявления и жалобы, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела документационного обеспечения, выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам архивные справки тематического и социально-правового характера, архивные выписки из документов, архивные копии.