В Чемпионате примут участие 12 команд или 264 человека. В составе делегации команды 18 игроков, а также руководитель, тренер, врач и массажист.
За каждой командой закреплены ответственные от территориальных управлений, кураторы, переводчики, сотрудник УВД, экипаж ДПС ГИБДД. Кураторов и переводчиков можно будет узнать по шапочке и шарфу с логотипом ЧМ «Снегирь», флажку страны-участницы в руках, аншлагу с названием страны (на русском и английском языках) и бейджу. Кстати, специальные костюмы шьют на привлеченные спонсорские средства. Для кураторов и переводчиков запланировано обучение, составлен план – график, который включает в себя ролевые игры и выездное занятие в гостинице.
Для взаимодействия команды-участницы с куратором разработаны «Основные документы руководителей команд, кураторов» (на русском и английском языках):
· схема взаимодействия с командами-участниками (ответственные, тел. кураторов, график игр команд, номер автобуса и т.д.)
· памятка для кураторов команд,
· разговорник (слова приветствия) для кураторов.
За каждой командой будет закреплен автобус, оформленный с использованием символики Чемпионата и аншлагов стран-участниц (на русском и английском языках). На сегодняшний день реклама Чемпионата Мира нанесена на 4 автобуса. Водители автобусов будут обеспечены форменной одеждой, продумана организация питания водителей. Стоянка автобусов определена на площади Волкова. Все автобусы будут оснащены радионавигационной системой с выдачей информации на рабочее место диспетчера, находящегося в «Центральной диспетчерской» (у гостиницы «Кристалл») и в штабе проведения Чемпионата. Автобусы будут ежедневно проходить техническое обслуживание, осмотр и заправку - в «Автоколонне №1237». За каждым автобусом закреплены работники МП УЕЗТУ с радиостанциями.
Как радушные хозяева кемеровчане заранее готовятся к торжественной встрече гостей. Уже разработан график уборки территории аэропорта и подготовки площадки для стоянки автобусов перед зданием аэропорта.
В кемеровский аэропорт прибывают команда России и 9 иностранных команд (Швеция, Норвегия, Беларусь, Финляндия, США, Канада, Голландия, Венгрия, Эстония). Две команды - Монголии и Казахстана - прибывают железнодорожным транспортом.
Встречать каждую команду гостей будет группа из 5 человек: руководитель теруправления, куратор, переводчик, и по традиции - 2 девушки в русских народных костюмах. Информацию о встрече участники Чемпионата услышат еще в самолете. О прибытии команд и предстоящих соревнованиях сообщит справочная служба аэропорта. Команд ждет теплый прием с хлебом-солью и сувенирами.
Гостиницы будут приняты специальной комиссией за три дня до начала Чемпионата мира. Планируется, что англоговорящие администраторы будут переведены на круглосуточный режим работы. В гостиницах «Кузбасс» будет организовано дежурство медицинских работников.
Расселение в номера проводит администратор команды по схеме, имеющейся у куратора, заранее согласованный с командой.
На регистрацию каждой команды планируется затратить не более 50 минут, для этого будет определена регистрационная группа - одна на 2 команды. Каждая группа регистраторов обеспечена необходимыми канцтоварами, с группой регистрации будут работать фотографы. Каждому игроку торжественно вручат бейдж с ФИО на русском и английском языках и подарочный сувенирный набор.
Питание команд по месту проживания организовано в трехразовом режиме. Каждая команда формирует ежедневную заявку (в соответствии с календарем игр) по меню до 18.00 часов на следующий день. За каждой командой закреплен обеденный стол с национальным флажком и табличкой с названием страны. Дополнительно будет предоставлен «шведский» стол с мясной нарезкой, овощными салатами и фруктами.
Определена схема размещения команд на стадионах.
На стадионе «Химик» будут проходить игры группы А (предварительно число игр - 19). За командами закреплены раздевалки: Россия – раздевалка ХК «Кузбасс», Швеция – раздевалка №3, Финляндия – раздевалка № 4, Норвегия – раздевалка «Ледовый мир», Беларусь – раздевалка №1 (Северная трибуна), Казахстан – раздевалка №2 (Северная трибуна). На двери каждой раздевалки - табличка с названием команды на русском и английском языках.
В каждой раздевалке есть душевая, санузел, комната тренера, медицинский кабинет, комната для заточки коньков, индивидуальные шкафы для спортсменов, установка для организации питьевого режима, телевизор, стулья, столы, шкафы, медицинская мебель (в том числе массажная кушетка и шкаф для медикаментов). Кроме того, на стадионе будут организованы дополнительные услуги: стирка, ремонт, чистка формы, ремонт обуви игроков.
На стадионе «Шахтер» пройдут игры группы Б (предварительно 15 игр). За командами закреплены следующие раздевалки: США - раздевалка №1, Эстония – раздевалка №2, Канада – раздевалка № 3, Венгрия – раздевалка № 5, Монголия – раздевалка № 6. Все 6 раздевалок укомплектованы необходимым оборудованием.
Тренировки команд предусмотрены по графике в Ледовом дворце.
Медицинское обслуживание участников Чемпионата Мира будет организовано не только в местах проведения игр, но и по месту проживания спортсменов. Организаторами подготовлено «Руководство для команд» с информацией о порядке обеспечения медицинской помощью, о страховой организации, расположении медицинских учреждений, их телефоны. Определены лечебные учреждения для оказания медицинской помощи. Это ГКБ №3, ГКБ №1, ОКБ, Областная офтальмологическая больница, СП №1. Командам предоставлена возможность заключить медицинскую страховку в страховой компании «Сибирь».
В дни проведения соревнований будут организованы дежурства 2-х бригад скорой медицинской помощи, работа врача и массажиста, обеспечены условия для проведения допинг-контроля (выделено помещение с необходимым оборудованием и мебелью).
Для команд предусмотрена культурная программа – гостям предложат побывать в «Историко-архитектурном музее-заповеднике «Красная горка», сфотографироваться у монумента Э.Неизвестного «Память шахтерам Кузбасса), экскурсии по городу. 27 января в ДК шахтеров хоккеистов ждет концертная программа «Кемерово встречает гостей».